दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यालय कार्य संगठन की सैद्धांतिक नींव। कार्यालय का काम क्या है? कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यशाला का रखरखाव क्या सीख रहा है

प्राचीन काल से, विभिन्न प्रकार के दस्तावेज हमें पहुंचे, जिसकी सहायता से हम अपने देश के इतिहास, लोगों के जीवन की विशिष्टताओं और दूर के समय में विभिन्न संबंधों को सीखते हैं। लेखन के साथ दस्तावेज, पहले संपत्ति संबंधों को कम करने के साधन के रूप में, और फिर, लेखन के विकास के साथ, संचार, सूचना के संचरण का साधन बन गया। दस्तावेज़ मानव स्मृति के सबसे महत्वपूर्ण वाल्टों में से एक हैं, जिसके अनुसार हम कार्यालय के काम के इतिहास सहित अन्वेषण कर सकते हैं।

आवश्यकता की शर्तें और कार्यालय के काम के गठन की संभावना एक विकसित लेखन है, जो समाज के सत्तारूढ़ अभिजात वर्ग, राज्य की स्थापना द्वारा महारत हासिल करती है।

रूस में कार्यालय के काम का इतिहास सदियों है। एक्सवी शताब्दी के अंत में। पहला आदेश प्रकट होता है - राज्य शक्ति के केंद्रीय निकाय, जो रियासत विभाग के व्यक्तिगत क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार होते हैं, और स्थानों में लोक प्रशासन के आदेश। इन निकायों की गतिविधि की प्रक्रिया में, दस्तावेजों के साथ काम की उत्पत्ति हुई, क्रमिक कार्यशाला का नाम। ऑर्डर ऑफिस वर्क - ऑर्डर में किए गए दस्तावेजों के साथ काम (एक रखी गई ऑर्डर, डिस्चार्ज ऑर्डर इत्यादि)

आदेश में, पेशेवर अधिकारियों की एक परत जो अनसुलझी सेरुनर्स से पूरी तरह से अपने काम को जानती है और अंततः समय के साथ राज्य के मुद्दों के फैसले को प्रभावित करना शुरू कर दिया गया था, धीरे-धीरे आदेशों में गठित किया गया था। आदेशों में मामलों का उत्पादन या तो आने वाले दस्तावेज की प्राप्ति के बाद, या राजा या बॉयारिन के निर्देशों पर एक पहल दस्तावेज की तैयारी के साथ शुरू हुआ। आने वाले दस्तावेज़ ने रसीद और लेखक की तारीख का संकेत दिया। यदि मामले में प्रमाणपत्र की आवश्यकता थी, तो डीईक ने दस्तावेज़ के मोड़ को चिह्नित किया - "नीचे लिखें", और निष्पादन के बाद - "एक खंभे में गोंद" (मामले में डालने के लिए)। एक मामले से संबंधित दस्तावेजों को एक से दूसरे के साथ रेखांकित किया गया था, सीक्लिंग की जगह हस्ताक्षर के विपरीत पक्ष के साथ बर्बाद हो गई थी। मामले के साथ खुद को परिचित करने के लिए, एक कॉलम को तैनात करना और इसे पढ़ना आवश्यक था। इस अवधि के दस्तावेजों में एक स्क्रॉल का एक आकार था, स्क्रॉल की लंबाई अक्सर महत्वपूर्ण थी।

आदेश में एक दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया निम्न थी: जैसा कि डेका द्वारा निर्देशित, मसौदा दस्तावेज - "ब्लैक लेटर" - एक बकवास "मध्य हाथ" था, डेक "स्याही", यानी उसने लिखा। बेलोविक को मसौदे के साथ मोड़ दिया गया था, "पुरानी" subhychi "ने फिर से लिखे गए दस्तावेज़ में मदद की", अपने हस्ताक्षर पत्राचार को अपने सही मसौदे को प्रमाणित करते हुए। "कॉर्पिल" दस्तावेजों ने डायकी पर हस्ताक्षर किए। कांटे के खिलाफ सुरक्षा के लिए हस्ताक्षर की पूरी चौड़ाई तक हस्ताक्षर फैलाया गया था। ऑर्डर-कार्यवाही संगठन की योजना मध्य हाथ से है, जो "ब्लैक लेटर" बनाता है, जो खुद को अंतिम संस्करण में समर्पित करने के सुधार के माध्यम से करता है।

आदेश, शिकायत पत्र, अधिनियम सामान्य कार्यालय के काम की अवधि के दौरान राजा द्वारा प्रकाशित दस्तावेज हैं। वाक्य - Boyar Duma द्वारा प्रकाशित दस्तावेज़। इस अवधि के दस्तावेजों की विशेषता विशेषता शीर्षक, रैंकों और शक्तियों के सभी प्रकारों को स्थानांतरित करके लोगों की शक्ति का अतुलनीय उत्थान है।

हमें विरासत में "Volokut" शब्द भी प्राप्त हुआ। 50-80 मीटर की औसत पर कॉलम में घिरा हुआ, दस्तावेजों को स्क्रॉल में छड़ पर लपेटा गया था। रिबन रीडिंग के दौरान, यहां से और एक अवधारणा का जन्म आज देर से निरूपित किया गया था और अनिवार्य रूप से एक या किसी अन्य प्रश्न का समाधान नहीं था। सामान्य कार्यालय के काम, रिश्वत, sinovation, औपचारिकता के उपकरण में विकसित किया गया। दस्तावेजों के पंजीकरण के रूप में ऐसे वर्कफ़्लो संचालन अभी तक विकसित नहीं हुए थे; उनका भंडारण; निष्पादन पर नियंत्रण। फिर भी, यह इस चरण में है कि दस्तावेजों के साथ काम करने की पहली प्रणाली पूरी हो रही है, रूस में उन्हें बनाने, डिजाइन करने और संसाधित करने के लिए मुख्य तकनीकें और विधियां रखी गई हैं।

आज, कार्यालय कार्य (प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण समर्थन) गतिविधियों की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों और उनके साथ काम के संगठन के निर्माण को सुनिश्चित करती है। रूसी संघ में, इस गतिविधि को गोस्ट आर 51141-98 "विकास और अभिलेखीय व्यवसाय द्वारा विनियमित किया गया था। शब्द और परिभाषाएं"।

दस्तावेज़ प्रबंधन को तीन चरणों में विभाजित किया गया है:

• दस्तावेज़ बनाना (दस्तावेज़ीकरण);
• दस्तावेजों का संगठन और लेखांकन (दस्तावेज़ प्रवाह);
• दस्तावेजों का भंडारण (अभिलेखीय व्यवसाय)।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की संरचना प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (OKUD) के सभी रूसी वर्गीकरण के अनुसार निर्धारित की जाती है। प्रबंधन गतिविधियों और रूस में दस्तावेजों के साथ काम के संगठन के लिए सामान्य आवश्यकताएं गोस्ट आर 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली द्वारा स्थापित की जाती हैं। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं। "

दस्तावेज़ अभियान

दस्तावेज़ प्रबंधन - निष्पादन पूरा होने से पहले उद्यम में दस्तावेजों के आंदोलन को व्यवस्थित करने के लिए गतिविधियां निष्पादन के पूरा होने से पहले: संगठन और (या) दिशाओं को संग्रह में भेजना। दस्तावेज़ आगे दस्तावेजों का आंदोलन उन क्षणों का आंदोलन है जो उन्हें प्राप्त होने या मामले में भेजने या डालने से पहले प्राप्त होता है। दस्तावेज के तीन मुख्य प्रवाह हैं:

• अन्य संगठनों (आने वाले) से आने वाले दस्तावेज;
• दस्तावेज अन्य संगठनों (आउटगोइंग) को भेजे गए;
• संगठन में बनाए गए दस्तावेज़ और प्रबंधन प्रक्रिया (आंतरिक) में कर्मचारियों का उपयोग किया जाता है।

किसी भी उद्यम की सफलता इसका सक्षम संगठन है। और नेतृत्व, और शेष कर्मचारियों को यह जानने की जरूरत है कि कार्यशाला क्या है। संगठन की गतिविधियों में उनकी विशेषताएं क्या हैं और कौन से दस्तावेजों को महत्वपूर्ण माना जाता है?

संकल्पना

कार्यालय का काम क्या है? कोई भी कंपनी, इसके स्वामित्व का एक रूप, विभिन्न कागजात के आधार पर काम करता है। वे आदेश, पत्र, प्रोटोकॉल हैं। उन्हें संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को संदर्भित किया जाता है। सीमा शुल्क कार्यवाही को कागजात के निर्माण पर काम कहा जाता है, जो आम तौर पर स्वीकृत मानकों के अनुसार किया जाता है।

आम तौर पर, इसके लिए उद्यमों में इस क्षेत्र में विशेष कर्मचारी काम कर रहे हैं। छोटे संगठनों में, सचिव की ज़िम्मेदारी किसी भी कर्मचारी पर हो सकती है। यदि आप अवधारणा के सार को समझते हैं (कार्यशाला है), शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट होगी। यह सामग्री वाहक पर आधिकारिक जानकारी का संरक्षण है।

इस प्रक्रिया में, एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज बनाया गया है, धन्यवाद जिसके लिए आगे की कार्रवाइयां समझी जाती हैं। "कार्यालय का काम" शब्द लंबे समय तक उभरा, लेकिन केवल 20 वीं शताब्दी के मध्य से यह आधिकारिक बन गया।

मूल बातें

शुरुआती लोगों के लिए कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन की नींव हैं। उनके लिए धन्यवाद, यह जानना संभव होगा कि सभी प्रकार की कानूनी इकाई को व्यवस्थित कैसे करें। यह एक जटिल प्रक्रिया है जिसमें सभी प्रबंधन कार्यकर्ता भाग लेते हैं। एक विभाग में, वे भरे हुए हैं और कागज खींचते हैं, और दूसरे में - वे अपने आंदोलन की निगरानी करते हैं।

अब कार्यालय कार्यशाला की एक एकीकृत राज्य प्रणाली है, जो इस क्षेत्र को करने के सभी नियमों को इंगित करती है। सभी चरणों का नियंत्रण जिसके लिए दस्तावेजों से गुजरना चाहिए। राज्य मानक का भी उपयोग किया जाता है, जिसमें ऐसे कार्य को बनाए रखने के नियम संकेत दिए जाते हैं।

कागज भरने को एकजुट करने के लिए कार्यालय के काम और वर्कफ़्लो की मूल बातें आवश्यक हैं। यह एक देश में और अंतरराष्ट्रीय क्षेत्र में जानकारी की तुलनात्मकता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है। मानकीकरण और एकीकरण के लिए धन्यवाद, यह रिपोर्टों पर बहुत समय बिताने के लिए नहीं निकलता है, क्योंकि यह पत्रों के साथ डेटिंग प्रक्रिया द्वारा सरलीकृत किया जाता है। एक उदाहरण आवश्यक रूप है। वे एक अलग संस्था, देश या कई राज्यों के लिए विकास कर रहे हैं। रिक्त स्थान कंपनी की ज़िम्मेदारी के लिए गवाही देता है। बड़े पैमाने पर मुहर से पहले डेटा लेखन की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है।

दस्तावेज़ प्रमाण में उत्पादन गतिविधियों में आवश्यक प्रतिभूतियों के अनिवार्य पंजीकरण शामिल है। कर्मचारी की साक्षरता दस्तावेजों, उनके पंजीकरण और समूह के सही वितरण से जुड़ी हुई है। अब विभिन्न सेमिनार हैं जिन पर वे इस पेशे के रिसेप्शन और रहस्यों के बारे में बात कर रहे हैं। क्षेत्र की मांग करके कार्मिक कार्यालय का काम है, क्योंकि इस क्षेत्र में विभिन्न दस्तावेजों के साथ काम करना शामिल है।

इस क्षेत्र में, सक्षम विशेषज्ञों की आवश्यकता है। बुनियादी शिक्षा के अलावा, उन्हें प्रमाणन से गुजरने के लिए नियमित रूप से योग्यता में सुधार करना होगा। कर्मचारियों को विश्लेषणात्मक क्षेत्र के साथ काम करने की आवश्यकता है। कर्मचारी कर्मियों के व्यक्तिगत मामलों का निर्माण कर रहे हैं, जानकारी पूरक है और जानकारी निर्दिष्ट है।

एक महत्वपूर्ण कार्य कानून के पेपर मानकों के अनुपालन को नियंत्रित करना है। विशेषज्ञों को समय-समय पर पुराने दस्तावेज़ भेजना चाहिए, जहां वे वांछित अवधि में संग्रहीत होते हैं, आमतौर पर कम से कम 5 साल। जिम्मेदारियों में रोजगार पर लागू प्रश्नावली का डिजाइन शामिल है, साक्षात्कार के संगठन के लिए आवश्यक मुद्दों की तैयारी।

दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह

किसी भी उद्यम में, आप ऐसे शब्दों को "कार्यालय कार्य" और "दस्तावेज" के रूप में सुन सकते हैं। यह क्या है? यह काम सचिव, अभिलेखागार, कर्मियों के अधिकारियों द्वारा नियोजित है। मसौदा उत्पादन को जानकारी का निर्धारण, कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज बनाना कहा जाता है।

दस्तावेज़ उस पर विकास कर रहा है। इस अवधारणा को आदेश के आंदोलन, निष्पादन से पहले अपने निर्माण से पत्र कहा जाता है। कागज को संग्रह या नष्ट करने के लिए भेजा जा सकता है। उनकी सृष्टि के स्थान पर, दस्तावेज़ बाहरी और आंतरिक है। स्रोत आदेश, आदेश, पत्र के पथ को परिभाषित करता है।

चरणों

कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन का संचालन इसके नियमों पर आधारित है। उन्हें सम्मानित किया जाना चाहिए ताकि कंपनी की गतिविधियां कानूनी हों। आंतरिक दस्तावेज़ प्रमाण निम्नलिखित चरणों के आधार पर किया जाता है:

• ड्राफ्ट दस्तावेज़ का प्रदर्शन।
• समन्वय।
• एक परियोजना पर हस्ताक्षर।
• तिथियों और संख्याओं का असाइनमेंट।
• पंजीकरण और निष्पादन।
• कलाकारों और नियंत्रण के लिए जानकारी लाओ।
• नुस्खे को पूरा करना।
• पंजीकरण और भंडारण।
• विनाश या संग्रह में स्थानांतरण।

चरणों के अनुसार, बाहरी दस्तावेज़ प्रवाह लगभग समान है, लेकिन थोड़ा अलग है। कागज को संगठन में स्थानांतरित किया जाता है। वे उच्च और निम्न कंपनियों, शाखाओं, अधिकारियों, अदालतों और नागरिकों द्वारा उत्पादित होते हैं। उन्हें रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, जो उनके नियंत्रण की पुष्टि करता है। तब आपको अपने आप को उनके साथ परिचित करना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो उत्तर बनाया गया है। अंत में, कागज संग्रह या नष्ट हो जाता है।

विचारों

अन्य प्रकार के वर्कफ़्लो हैं:

• आरोही - श्रमिकों से वरिष्ठ नागरिकों तक।
• नीचे की ओर - प्रबंधकों से कर्मचारियों तक।
• क्षैतिज - समान पदों के साथ।

विशेष पत्रिकाओं में कागजात की आवाजाही तय की गई है। उन्हें विभिन्न प्रकारों में जारी किया जा सकता है, लेकिन अब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सबसे लोकप्रिय है।

न्यायिक कार्यालय कार्यवाही

अदालत में कार्यालय का काम क्या है? परीक्षण दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्य की एक और सूची प्रस्तुत करता है। इसके उचित भंडारण और आगे बढ़ने के लिए धन्यवाद, कानून प्रवर्तन प्रणाली कानून के अनुसार काम करती है।

संगठनात्मक की तुलना में न्यायिक डिग्री स्वैच्छिक नहीं है। वह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा आयोजित किया जाता है, और उनके काम को नियंत्रित किया जाता है। यह कागजात के विनाश सहित चरण भी है।

कार्य सचिव

कई कर्मचारी अज्ञात कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन की नींव हैं। लेकिन सचिव के पास पेशेवर कर्तव्यों हैं। ये कर्मचारी प्रमुख प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण गतिविधियों को पूरा करते हैं।

रूप और काम में, संस्था होती है:

• केंद्रीकृत - सचिव एक ही विभाग में स्थित हैं और पुराने विशेषज्ञ के अधीन हैं।
• विकेन्द्रीकृत - कर्मचारियों को कंपनी डिवीजनों में विभाजित किया गया है, इसलिए वे अपने प्रमुखों के अधीन हैं।
• मिश्रित।

संस्थान में वर्कफ़्लो के सिद्धांत सचिवालय के रूप में निर्धारित किए जाते हैं। इन श्रमिकों को कागजी कार्रवाई के साथ सौंपा गया है।

अनुदेश

कार्यालय कार्य की नींव स्थापित करती है कि प्रत्येक उद्यम में एक नियामक अधिनियम होना चाहिए, जो दस्तावेज़ीकरण के आंदोलन को नियंत्रित करता है। कार्यालय कार्यवाही के निर्देशों को मैनुअल के आदेश के आधार पर उद्यम के आंतरिक नियामक अधिनियम कहा जाता है।

पेपर में अनिश्चित प्रभाव पड़ता है। यह दस्तावेज़ की उत्पत्ति को इंगित करता है, उन पदों की सूचियां प्रस्तुत की जिनकी हस्ताक्षर आधिकारिक हैं। निर्देश में डिजाइन नमूने, रिक्त स्थान, सूत्र शामिल हैं।

रिकॉर्ड रखना

उद्यम में कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन की नींव इस गतिविधि को उचित रूप से पूरा करना संभव बनाती है। छोटी कंपनियों में, यह काम आमतौर पर कर्मचारियों या नेता द्वारा किया जाता है। यदि कर्मचारी को प्रत्यक्ष और रोजगार अनुबंध पर ऐसी ज़िम्मेदारी नहीं माना जाता है, तो ऐसे कार्यों के अतिरिक्त आदेश प्रकाशित करना आवश्यक है। दस्तावेज़ को जिम्मेदारी, जिम्मेदारी और मुआवजे की बात करने की जरूरत है।

कार्मिक कार्यालय के सिद्धांत

यदि कम से कम एक कर्मचारी संस्थान में काम करता है, तो आपको श्रम दस्तावेज बनाने की आवश्यकता है। कार्मिक कार्यालय की कार्यवाही को लोगों की गतिविधियों से संबंधित आधिकारिक कागजात के आंदोलन को सुनिश्चित करने के लिए कहा जाता है। कर्मियों के विभाग के कर्मचारियों द्वारा जिम्मेदारियां की जाती हैं। वे कागज लेते हैं, हैंडल और स्टोर करते हैं।

उनके कर्तव्य में व्यक्तिगत जानकारी की प्रसंस्करण शामिल है, जिसे गुप्त माना जाता है। कर्मियों के दस्तावेज़ प्रवाह, गोपनीयता और कागजात के भंडारण के नियमों के अनुपालन में महत्वपूर्ण हैं। कार्यालय कार्य की मूल बातें आपको कंपनी के लोगों के काम को प्रभावी ढंग से कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देती हैं।

यद्यपि डिजिटल प्रौद्योगिकियां सक्रिय रूप से विकास कर रही हैं, लेकिन अधिकांश संगठन व्यावहारिक रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन अनुकूलन का उपयोग नहीं करते हैं। इसमें पेपर पत्राचार का उपयोग शामिल है और सामान्य पत्रिकाओं को बनाए रखना शामिल है। इसका कारण नवाचारों की अनिच्छा और धन की कमी है। लेकिन नेतृत्व को ध्यान में रखना चाहिए कि छोटे निवेश के साथ अनुकूलन एक महत्वपूर्ण आर्थिक प्रभाव प्राप्त करना संभव बनाता है।

तो, अब आप कार्यालय के काम की नींव जानते हैं। हमें उम्मीद है कि प्रदान की गई जानकारी आपके लिए उपयोगी थी।

पुरालेख - यह एक संगठन या इसकी संरचनात्मक इकाई है जो पूर्वव्यापी जानकारी का उपयोग करने के लिए दस्तावेज़ों को बनाता है और भंडारण करता है। विभागीय पुरालेख एक बड़े संगठन में दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार है, और छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के संगठन का संग्रह सचिव या कार्यालय द्वारा आयोजित किया जाता है।

संग्रह में रखे गए दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए, उनके भंडारण की ऐसी इकाई बनाई गई है। एक व्यापार - एक दस्तावेज या एक मुद्दे या गतिविधियों के एक वर्ग से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट और एक अलग कवर में रखा गया। संगठन में पंजीकृत वस्तुओं की एक व्यवस्थित सूची के लिए कंपनी के नामांकन के अनुसार, संगठन में पंजीकृत वस्तुओं की एक व्यवस्थित सूची के अनुसार, उनके भंडारण के समय का संकेत देते हुए दस्तावेजों को मामलों में गठित किया जाता है।

जब अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों की तैयारी दो व्यावसायिक उत्पादन संचालन होती है: मामले और उसके डिजाइन का गठन। व्यवसाय का गठन - एक निश्चित मामले और उनके व्यवस्थापन को दस्तावेजों को असाइन करना। दस्तावेजों के भंडारण की तैयारी द्वारा स्थापित नियमों द्वारा निर्धारित मामले का डिजाइन।

दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह

शब्द "दस्तावेज़ उत्पादन", "दस्तावेज़ चालक", "इलेक्ट्रॉनिक संग्रह", "व्यापार प्रक्रियाएं" इत्यादि अक्सर कुछ समाधानों और प्रौद्योगिकियों के प्रचार के समानार्थी के रूप में उपयोग की जाती हैं।

नतीजतन, सॉफ्टवेयर और उपयोगकर्ताओं के निर्माताओं की राय में सभी के लिए एक महत्वपूर्ण अंतर था, यहां तक \u200b\u200bकि सबसे आसान, प्रश्न भी।

शुरू करने के लिए, हम छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के रूसी उद्यमों के प्रबंधन को सुनिश्चित करने के लिए अवधारणाओं, शर्तों और कार्यालय के काम की जगहों पर संक्षेप में निर्वहन करेंगे। तुरंत अस्वीकार करें कि ये परिभाषाएं इस तरह के विज्ञान के घटकों के रूप में हैं दस्तावेज़ अध्ययन.

प्रलेखन प्रबंधन (दोगुनी) दस्तावेजों को शामिल करता है, उनके अभिलेखीय भंडारण के प्रबंधन और व्यवस्थितकरण को लागू करने की प्रक्रिया में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। दस्तावेज़ीकरण दस्तावेजों का निर्माण है, यानी, उनकी तैयारी, डिजाइन, समन्वय और निर्माण।

वितरण - एक डॉव उद्यम या संगठन सुनिश्चित करने के लिए उपायों का एक सेट। कभी-कभी वे कहते हैं कि डॉव कार्यालय प्रबंधन का मुख्य कार्य है (दस्तावेजों के साथ काम का संगठन - आंदोलन, खोज, भंडारण और दस्तावेजों का उपयोग सुनिश्चित करना, दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण का व्यवस्थितकरण, सूचना के संगठन में बनाए गए भंडारण नियमों को निर्धारित करना, इसकी प्रबंधन निर्णय और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अपनाने का समर्थन करने के लिए खोजें और उपयोग करें)।

व्यावसायिक प्रक्रिया - कंपनी की गतिविधियों या संगठन के भीतर किसी भी कार्य या लक्ष्य को हल करने के लिए संगठनों के कर्मचारियों द्वारा किए गए कुछ संचालन (कार्य, कार्य, प्रक्रियाओं) का अनुक्रम।

दस्तावेज़ अभियान - डीडब्ल्यू के भीतर दस्तावेजों का आंदोलन। जिन दस्तावेजों के साथ काम किया जा रहा है संगठन में (दोनों में बनाया गया है और अन्य स्रोतों से प्राप्त) को अपने दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल किया गया है। दस्तावेज़ प्रवाह निष्पादन या प्रेषण को पूरा करने से पहले बनाए गए या प्राप्त होने वाले पल से दस्तावेजों का आंदोलन है। दस्तावेज़ प्रबंधन का विश्लेषण करते समय, विभिन्न मात्रात्मक और गुणात्मक आकलन लागू होते हैं। मुख्य संकेतकों में से एक दस्तावेज़ प्रबंधन की राशि है - संगठन में दर्ज दस्तावेजों की संख्या और एक निश्चित अवधि के लिए इसके द्वारा विकसित किया गया है।

दस्तावेज़ प्रबंधन के चरण को पारित करने वाला दस्तावेज़ अपने जीवन चक्र के अंतिम चरण में प्रवेश कर रहा है - अभिलेखीय भंडारण.

इस प्रकार, आज दस्तावेजों के साथ काम करने के बुनियादी सिद्धांतों को विनियमित किया जाता है। विशिष्ट संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए प्रौद्योगिकियों का गठन कई कारकों से प्रभावित होता है, जैसे गतिविधि की दिशा, संगठनात्मक संरचना, क्षेत्रीय नियुक्ति, दस्तावेज़ प्रबंधन की मात्रा आदि। विभिन्न संगठनों में दस्तावेजों के साथ कार्य प्रणाली काफी भिन्न हो सकती है, लेकिन, उनकी विविधता का विश्लेषण करते हुए, आप दस्तावेज़ों के साथ कुछ प्रकार के काम का चयन कर सकते हैं।

खोज गतिविधियों की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम को दस्तावेज और व्यवस्थित करती है।

आधुनिक कार्यालय के काम में शामिल हैं:

• 1. समय पर और उचित रूप से दस्तावेज़ बनाना (दस्तावेज़ीकरण) बनाना;
• 2. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन (रसीद, संचरण, प्रसंस्करण, लेखांकन, पंजीकरण, नियंत्रण, भंडारण, व्यवस्थितकरण, संग्रह, विनाश के लिए दस्तावेजों की तैयारी)।

वर्तमान में, "कार्यालय कार्य" और "दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन" शब्द समानार्थी हैं और एक ही गतिविधि को नामित करने के लिए लागू होते हैं। दोनों, और दूसरा शब्द पाया जा सकता है, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं के संगठन को विनियमित दस्तावेजों के नामों में: "दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की राज्य प्रणाली" और "मंत्रालयों में कार्यालय कार्य के लिए विशिष्ट निर्देश और रूसी संघ के विभाग"।

दस्तावेज़ीकरण दस्तावेज़ बनाने और डिजाइन करने की प्रक्रिया है। राज्य मानक दस्तावेज को "स्थापित नियमों के लिए विभिन्न मीडिया पर रिकॉर्डिंग जानकारी" के रूप में परिभाषित करता है।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन प्रबंधन उपकरण में दस्तावेजों के आंदोलन को सुनिश्चित करना है, संदर्भ उद्देश्यों और भंडारण के लिए उनका उपयोग।

यह शब्द राज्य मानक द्वारा "दस्तावेज़ प्रबंधन के संगठन, भंडारण और संस्थान की वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों का उपयोग संगठन के रूप में निर्धारित किया जाता है।"

दस्तावेज़ प्रवाह द्वारा, मानक निष्पादन या प्रस्थान पूरा होने से पहले किए गए या प्राप्त होने वाले क्षण से संगठन में दस्तावेजों के आंदोलन को कॉल करता है। दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक में शामिल हैं:

• * दस्तावेजों की रिसेप्शन और प्राथमिक प्रसंस्करण;
• * उनके प्रारंभिक विचार और वितरण;
• * दस्तावेजों का पंजीकरण;
• * दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी;
• * सूचना और संदर्भ कार्य;
• * दस्तावेजों का निष्पादन;
• * उनका प्रेषण;
• * व्यवस्थितकरण (मामलों का गठन) और दस्तावेजों के वर्तमान भंडारण।

"जानकारी उनकी प्रस्तुति के रूप में परवाह किए बिना व्यक्तियों, वस्तुओं, तथ्यों, घटनाओं, घटनाओं और प्रक्रियाओं के बारे में जानकारी है।"

मानव गतिविधि के प्रत्येक क्षेत्र में, जानकारी के अपने विनिर्देश होते हैं और इसलिए इसे संघीय अधिकारियों और प्रबंधन, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में (गतिविधियों और रूपों के बावजूद) में चिकित्सा, वैज्ञानिक, तकनीकी, तकनीकी, आदि में विभाजित किया जाता है। संपत्ति का) जरूरी प्रबंधन जानकारी उत्पन्न होती है जिसका उपयोग किसी भी वस्तु या संरचना के प्रबंधन के उद्देश्य से किया जाता है। प्रबंधकीय जानकारी के लिए कई आवश्यकताएं की जाती हैं: पूर्णता, दक्षता, सटीकता, सटीकता, लक्ष्यीकरण, मनुष्य द्वारा धारणा के लिए अभिगम्यता।

दस्तावेज़ सामग्री वाहक पर विवरण के साथ एक निश्चित जानकारी है, जो इसे पहचानने की इजाजत देता है। "कार्यालय कार्य और अभिलेखीय मामले" की शर्तों और परिभाषाओं के लिए राज्य मानक में एक ही परिभाषा दी जाती है। "दस्तावेज़" की अवधारणा की एक और पूर्ण विशेषताओं के लिए, "प्रोप" की अवधारणा का खुलासा किया जाना चाहिए।

प्रत्येक दस्तावेज़ में इसके तत्वों के कई घटक होते हैं, जिन्हें प्रॉप्स (नाम, लेखक, पता, टेक्स्ट, दिनांक, हस्ताक्षर, आदि) कहा जाता है। GOST निम्नलिखित परिभाषा को दर्शाता है:

विभिन्न दस्तावेजों में विभिन्न भर्ती शामिल हैं। विवरण की संख्या एक दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्यों द्वारा निर्धारित की जाती है, इसका उद्देश्य, इस दस्तावेज़ की सामग्री और रूप की आवश्यकताओं का इरादा है। कई दस्तावेजों के लिए, विवरण की संख्या सख्ती से सीमित है। कई दस्तावेजों के लिए, विवरण की संख्या और संरचना विधायी और नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है। लेकिन किसी भी मामले में, परिभाषा से निम्नानुसार, सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी को आवश्यक विवरणों को व्यवस्थित करके आवश्यक रूप से सजाया जाना चाहिए। केवल तभी यह एक दस्तावेज़ बन जाता है।

दस्तावेज, फिक्सिंग (प्रदर्शित) जानकारी, जिससे इसके संरक्षण और संचय सुनिश्चित हो जाते हैं, किसी अन्य व्यक्ति को प्रेषित करने की क्षमता, बार-बार उपयोग, बार-बार बार-बार रिटर्न समय पर। वे मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों को प्रभावित करते हैं और पाठ और ग्राफिक, पारंपरिक (हस्तलिखित, टाइपराइट) और मशीन मीडिया, वैज्ञानिक, तकनीकी, व्यक्तिगत और आधिकारिक आदि पर विभाजित होते हैं।

आधिकारिक दस्तावेज कानूनी या व्यक्तियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज हैं, निर्धारित तरीके से सजाए गए और प्रमाणित हैं।

उनमें से, विशेष श्रेणी सेवा (प्रबंधकीय) दस्तावेज है, जो राज्य मानक द्वारा संगठन की वर्तमान गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले आधिकारिक दस्तावेजों के रूप में निर्धारित की जाती हैं।

सूचना वाहक के रूप में, दस्तावेज किसी भी संस्थान, उद्यम, किसी भी कंपनी के आंतरिक संगठन के एक अनिवार्य तत्व के रूप में कार्य करते हैं, जो उनके संरचनात्मक भागों और व्यक्तिगत कर्मचारियों की बातचीत सुनिश्चित करते हैं। वे प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आधार हैं, सामान्यीकरण और विश्लेषण के लिए उनके निष्पादन और स्रोत के साथ-साथ संदर्भ नौकरी के लिए सामग्री के सबूत के रूप में कार्य करते हैं। प्रबंधकीय गतिविधियों में, दस्तावेज़ श्रम के मामले के रूप में कार्य करता है, और श्रम के परिणामस्वरूप। इसलिए, दस्तावेजों को उनकी नियुक्ति के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

• 1. गतिविधियों का विनियमन (चार्टर, विनियम, विनियम, नियम, निर्देश, आदि);
• 2. नियामक गतिविधियां (आदेश, निर्देश, निर्णय, निर्णय, आदेश, आदि);
• 3. सूचना का संचय और सामान्यीकरण (रिपोर्ट, कृत्यों, रिपोर्ट, आदि);
• 4. सूचना संचरण (पत्र, टेलीग्राम, टेलीफोन, आदि)।

इसके अलावा, प्रबंधन के क्षेत्र में महत्वपूर्ण भूमिका विभिन्न कॉलेजों (प्रोटोकॉल) की गतिविधियों को दर्शाने वाले दस्तावेजों द्वारा खेला जाता है, जो प्रशासनिक गतिविधियों को लागू करने और संचय और सारांशित जानकारी के साधन के रूप में भी कार्य कर सकते हैं।

दस्तावेज़ का पता लगाया गया, सबसे पहले, जानकारी को ठीक करने और इसे कानूनी बल देने के लिए। लैटिन शब्द "दस्तावेज़" (डॉक्यूमेंटम) का मूल्य सबूत, सबूत है। वर्तमान में, दस्तावेज़ की अनुमान "दस्तावेज़ के कानूनी बल" की अवधारणा द्वारा भी निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति अपने शरीर की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा वर्तमान कानून द्वारा रिपोर्ट किए गए आधिकारिक दस्तावेज की संपत्ति है। इस परिभाषा से यह इस प्रकार है कि दस्तावेज़ जारी करने वाले प्रबंधन निकाय या अधिकारियों की आवश्यकता है:

• 1. अपनी तैयारी में अपने मौजूदा कानून मानदंडों का पालन करें;
• 2. केवल अपनी क्षमता के भीतर दस्तावेज जारी करना;
• 3. दस्तावेजों की तैयारी और डिजाइन के लिए राष्ट्रव्यापी नियमों का पालन करें।

सबसे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विवरण में शामिल हैं: संगठन, हस्ताक्षर, मुद्रण, समन्वय और अनुमोदन चार्ट की संगठन, तिथि और पंजीकरण संख्या का नाम।

प्रबंधकीय अभ्यास में यह काले, सफेद, मूल, प्रतियों पर प्रामाणिकता से दस्तावेजों को अलग करने के लिए परंपरागत है।

दस्तावेज का प्रारूप तैयार करो हस्तलिखित, टाइपराइटेड तरीके से या कंप्यूटर से मुद्रित, लेखक के काम को अपनी सामग्री पर दर्शाता है। इसमें केवल पाठ हो सकता है और इसमें कानूनी बल नहीं है।

व्हाइट दस्तावेज़ - यह एक हस्तलिखित या टाइपेबलिटेबल दस्तावेज़ है, जिसका पाठ ड्राफ्ट दस्तावेज़ से फिर से लिखा गया है या ब्लॉट और सुधार के बिना लिखा गया है।

दस्तावेज़ जिसमें इसकी प्रामाणिकता की पुष्टि हो रही है (लेखक, सृजन के समय और स्थान के बारे में) को वास्तविक माना जाता है।

मूल दस्तावेज़ - यह कानूनी बल के साथ एक दस्तावेज़ का पहला (या एकल) उदाहरण है।

दस्तावेज़ की प्रतिलिपि - यह एक दस्तावेज है जो वास्तविक दस्तावेज़ और उसके सभी बाहरी संकेतों या उनके सभी हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: उत्पन्न करता है। दस्तावेज़ की एक प्रति Facsimile या नि: शुल्क हो सकता है। फ़ैक्स प्रतियां पूरी तरह से दस्तावेज़ की सामग्री को पुन: उत्पन्न करती हैं और इसके सभी बाहरी संकेत (मूल में निहित विवरण, हस्ताक्षर और प्रिंटिंग सहित) या उनके हिस्से, उनके स्थान की उनकी विशेषताएं। फ़ैक्स प्रतिलिपि फोटोग्राफ, facsimile डिवाइस, प्रिंटर का उपयोग कर स्टॉक इंजीनियरिंग पर निर्मित है। टाइपराइटर पर किए गए दस्तावेज़ों के लिए, एक फ़ैक्स प्रतिलिपि कॉपी पेपर के माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों के दूसरे और बाद के उदाहरण हैं। वे, एक नियम के रूप में, संस्थान के मामलों में रहते हैं। इस तरह की प्रतियों का पुराना नाम - अवकाश। एक नि: शुल्क प्रति में सभी दस्तावेज़ विवरण शामिल हैं, लेकिन जरूरी नहीं है कि यह अपना आकार दोहराएं।

प्रत्येक प्रबंधकीय उपकरण में विशिष्ट प्रबंधन कार्यों को विभिन्न दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों से संबंधित दस्तावेजों के उपयोग के आधार पर लागू किया जाता है। विभिन्न संस्थानों और संगठनों के कार्यालय के काम में विभिन्न प्रणालियों के दस्तावेजों का अनुपात समान नहीं है, क्योंकि यह किसी विशेष संस्थान की विशिष्ट गतिविधि, इसके पैमाने, संघीय प्रबंधन प्रणाली में स्थान और कई अन्य कारणों पर निर्भर करता है। लेकिन, इसके बावजूद, किसी भी संगठन में संगठनात्मक, प्रशासनिक और कार्यकारी गतिविधियों को दर्शाने वाले दस्तावेजों का उपयोग करता है। उनका समुच्चय संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली है। राज्य मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को लिखित दस्तावेजों के रूप में परिभाषित करता है जिसमें प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों, साथ ही प्रबंधन के मुद्दों, बातचीत, अधिकारियों, संस्थानों, संगठनों, उनके डिवीजनों और अधिकारियों की गतिविधियों को विनियमित करने के निर्णयों को दर्ज किया जाता है। इस प्रकार, अपने सर्वव्यापी उपयोग के आधार पर संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली प्रबंधन गतिविधियों को दस्तावेज करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण क्षेत्रीय और कार्यात्मक प्रणालियों दोनों के लिए निकटता से संबंधित है। एक तरफ, यह अन्य प्रणालियों के लिए कानूनी आधार का प्रतिनिधित्व करता है, और दूसरे पर - इस पर नेतृत्व, नियंत्रण, योजना, लेखांकन, रिपोर्टिंग इत्यादि के मुद्दों को प्रतिबिंबित किया जाता है।

दस्तावेज़ीकरण में सुधार की मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है।

मानकीकरण - यह मानकों की स्थापना और लागू करने की प्रक्रिया है जिसके तहत "नमूना, मानक, मॉडल अन्य समान वस्तुओं से उनके साथ तुलना के लिए प्रारंभिक के लिए अपनाया गया है।" एक नियामक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में मानक नियम, नियम, मानकीकरण की वस्तु के लिए आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है। मानकों का उपयोग उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने में योगदान देता है (दस्तावेज़ के इस मामले में)। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को राज्य मानकीकरण प्राधिकरणों द्वारा समन्वित किया जाता है।

विशिष्ट पाठ - यह एक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के ग्रंथों को बाद में बनाया जाता है।

विभिन्न क्षेत्रों और प्रबंधन निकायों में उपयोग किए जाने वाले प्रबंधन दस्तावेजों को समान रूप से जारी किया जाना चाहिए। इससे देश के लिए देश की संयुक्त प्रणाली में दस्तावेजों को शामिल करना संभव हो जाता है, जो उनके परिचालन प्रसंस्करण और निष्पादन में योगदान देता है, न केवल कर्मचारियों के कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों के साथ काम करने की लागत को कम करता है, बल्कि प्रबंधन कार्यालय के सभी कर्मचारियों तक - प्रबंधकों से साधारण कर्मचारी।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (USD) - एकीकृत नियमों और आवश्यकताओं द्वारा बनाई गई दस्तावेज़ीकरण प्रणाली जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

दस्तावेजों और दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स - मंत्रालय (विभाग) गतिविधि की एक या किसी अन्य शाखा के समन्वय को पूरा करते हैं। उन्हें दस्तावेजों के एकीकृत रूपों द्वारा भी अनुमोदित किया जाता है। इस प्रकार, वित्त मंत्रालय लेखांकन दस्तावेजों के लिए ज़िम्मेदार है, रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय - मेडिकल, स्टेट ऑफ रूसी फेडरेशन के लिए सांख्यिकी के लिए - प्राथमिक लेखा और सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरण के रूपों के लिए, रूसी संघ के रॉसार्किव - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण प्रणाली के लिए।

दस्तावेजों के राष्ट्रव्यापी एकीकृत रूपों को उनके कंप्यूटर प्रसंस्करण के लिए लेखांकन द्वारा डिजाइन किया गया है। वे अपने अधीनस्थता और स्वामित्व के रूप में सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

व्यापार में सफलता काफी हद तक अपने उचित संगठन पर निर्भर करती है। दोनों प्रबंधकों और सामान्य श्रमिकों को कार्यालय का काम होना चाहिए। उनकी विशेषताएं क्या हैं, दस्तावेज़ प्रबंधन आयोजित करते समय किस प्रकार और नियामक दस्तावेजों पर विचार किया जाना चाहिए?

कार्यालय का काम क्या है

कोई भी संगठन, स्वामित्व और सुविधाओं के रूप में परवाह किए बिना, अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में विभिन्न प्रकार के पेपर बनाता है। ये ऑर्डर, पत्र और प्रोटोकॉल हो सकते हैं। वे सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से संबंधित हैं।

सीमा शुल्क उत्पादन कुछ नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार किए गए संगठन के दस्तावेज बनाने के लिए गतिविधियां है। अक्सर उद्यमों में केवल इस क्षेत्र में नियोजित विशेष कर्मचारी आवंटित करते हैं। छोटी कंपनियों में, सचिव समारोह को लगभग किसी भी कर्मचारी को सौंपा जा सकता है।

यदि आप शब्दावली के सार को समझते हैं (कार्यशाला क्या है), शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट हो जाएगी। यह मुख्य रूप से आधिकारिक जानकारी के भौतिक वाहक पर ठीक हो रहा है। इस प्रक्रिया के दौरान, यह बनाया गया है कि भविष्य में कुछ कार्यों को शुरू करता है।

"कार्यालय का काम" शब्द काफी लंबे समय से दिखाई दिया, लेकिन केवल पिछली शताब्दी के मध्य में, इसे आधिकारिक तौर पर राज्य स्तर पर नियामक दस्तावेजों में स्थापित किया गया था।

दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन - यह क्या है?

संगठन स्वतंत्र रूप से कानून का अस्तित्व नहीं है। इसमें हमेशा व्यावसायिक कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन होता है। यह क्या है, कागजात के संक्रमण की विशेषताएं क्या हैं, उन्हें सही तरीके से कैसे बनाया जाए? इन मुद्दों को विशेषज्ञों द्वारा हल किया जाता है: सचिव, अभिलेखागार, कर्मियों के कर्मचारियों के कर्मचारी।

सीमा शुल्क उत्पादन भौतिक वाहक पर जानकारी के निर्धारण का तय करता है, जो एक पेपर या इलेक्ट्रॉनिक कृत्य बनाता है। अपने आधार पर, संगठन का एक दस्तावेज प्रबंधन बनाया जा रहा है - एक आदेश या लेखन का आंदोलन, अपनी सृष्टि से शुरू होता है और निष्पादन और प्रस्थान के साथ संग्राम या विनाश के साथ समाप्त होता है।

कर्मचारियों और संगठन के प्रबंधन के संबंध में व्यापार पत्र बनाने की साइट के आधार पर, दस्तावेज़ को बाहरी और आंतरिक में बांटा गया है। स्रोत से आदेश, आदेश, पत्र के आगे के रास्ते पर निर्भर करेगा।

संगठन के आंतरिक वर्कफ़्लो में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

बाहरी दस्तावेज़ प्रबंधन के चरण आमतौर पर समान होते हैं, लेकिन कुछ मतभेद हैं:

• दस्तावेज़ एंटरप्राइज़ में आते हैं। ये उच्च और निम्न संगठनों, शाखाओं, आधिकारिक अधिकारियों, न्यायिक नियमों, नागरिकों के पत्रों के पत्रों का पेपर हो सकते हैं।
• संगठन में प्राप्त सभी व्यावसायिक प्रतिभूतियां अनिवार्य पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरती हैं। वह पुष्टि करती है कि उन्हें नियंत्रित करने के लिए लिया जाता है।
• अगला कदम दस्तावेज़, परिचित या नुस्खे के निष्पादन के साथ काम करना है।
• यदि आवश्यक हो, तो आधिकारिक उत्तर जारी किया गया है।
• अंतिम चरण दीर्घकालिक या अभिलेखीय भंडारण, और संभावित विनाश के लिए एक डिजाइन है।

इसके अलावा, संगठन के प्रबंधन के संबंध में, निम्नलिखित प्रकार के वर्कफ़्लो प्रतिष्ठित हैं:

दस्तावेज़ के प्रवाह के सभी चरणों को विशेष पत्रिकाओं में आवश्यक रूप से तय किया जाता है। उन्हें कई संस्करणों में आयोजित किया जा सकता है:

• दस्तावेजों की गतिविधियों;
• दस्तावेज़ कार्ड;
• संगठनों के पूर्ण बहुमत में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह सबसे आम है।

न्यायिक कार्यालय के काम की विशेषताएं

बहुत से लोग सोच रहे हैं कि कुल से क्या अंतर है। परीक्षण दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्य का थोड़ा अलग पैकेज है। इसका उचित भंडारण और आंदोलन कानून प्रवर्तन प्रणाली की पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। संगठनात्मक के विपरीत न्यायिक कार्यालय कार्यवाही, स्वैच्छिक नहीं हो सकती है। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा आयोजित किया जाता है और इसे सख्ती से नियंत्रित किया जाता है। इसके लिए, सभी चरण सामान्य रूप से पहचाने जाते हैं और सख्ती से परिभाषित होते हैं।

सचिवीय कार्य

उद्यम के अधिकांश कर्मचारी बहुत ही अस्पष्ट हैं कि कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह क्या है। सचिव के लिए, यह पेशेवर गतिविधियां है।

एंटरप्राइज़ सचिवालय इस तरह के प्रकारों में विभाजित होने के लिए उद्यम के व्यापार प्रबंधन के संगठन के रूप में मुख्य कार्य और सुविधाओं का पालन करता है:

• केंद्रीकृत - सभी सचिव एक ही विभाग में हैं और मुख्य वितरण या वरिष्ठ सचिव के अधीन हैं।
• विकेन्द्रीकृत - सचिव और कर्मचारी जो संगठन के विभाजन पर अपने कर्तव्यों को पूरा करते हैं और विभिन्न प्रमुखों के अधीन हैं।
• मिश्रित - अक्सर बड़े संगठनों में पाया जाता है।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन की विशेषताएं सीधे इस बात पर निर्भर करती हैं कि सचिवालय के किस रूप में अपनाया जाता है।

कार्यालय के काम के लिए निर्देश

स्वामित्व के आकार और रूप के बावजूद, किसी भी संगठन में दस्तावेजों के आंदोलन को विनियमित करने वाला एक नियामक अधिनियम होना चाहिए। क्या है और इसे कैसे बनाया जाए? यह सवाल न केवल सचिवों, बल्कि नेताओं की चिंता करता है।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश संगठन का एक आंतरिक नियामक अधिनियम है, जो आदेश या प्रबंधन के आदेश, अनिश्चितता द्वारा अनुमोदित है। यह दस्तावेज़ मार्ग के सभी चरणों को लिखा गया है, पदों की सूचियां दी जाती हैं, जिनके हस्ताक्षर आधिकारिक कागजात की प्रामाणिकता, डिजाइन, रिक्त स्थान और सूत्रों के नमूने बना सकते हैं।

रिकॉर्ड रखना

छोटे संगठनों में दस्तावेज़ प्रबंधन के निम्न स्तर (प्रति वर्ष से कम) के साथ, यह नहीं उठता है कि कार्यालय के काम के इस तरह के रखरखाव। सब कुछ कर्मचारियों द्वारा स्वयं या सिर भी हल किया जाता है।

यदि व्यवसाय कार्यशाला करने की जिम्मेदारियां कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नहीं हैं और अपने रोजगार अनुबंध में वर्तनी नहीं हैं, तो इन कार्यों को रखने वाले डिक्री को जारी किया जाना चाहिए। इस दस्तावेज़ में अतिरिक्त जिम्मेदारियां, जिम्मेदारी और मुआवजे होना चाहिए।

कार्मिक कार्यालय के काम की विशेषताएं

यदि संगठन में कम से कम एक कर्मचारी है, तो कार्य दस्तावेज बनाए जाएंगे। सवाल यह है कि कर्मियों के कार्यालय का काम विशेष रूप से कर्मचारियों की एक छोटी संख्या के साथ उद्यमों के लिए प्रासंगिक है।

कार्मिक कार्यशाला उद्यम के कर्मचारियों के रोजगार से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों के आंदोलन को सुनिश्चित करना है। आम तौर पर ये जिम्मेदारियां विशेष इकाई - कर्मियों विभाग के कर्मचारियों द्वारा पूरी की जाती हैं। उनके कार्यों में कर्मियों के प्रलेखन का स्वागत, प्रसंस्करण और भंडारण शामिल है। व्यक्तिगत डेटा प्रोसेसिंग सहित जो गुप्त हैं।

कार्मिक वर्कफ़्लो आमतौर पर समग्र सुरक्षा और भंडारण नियमों से अलग से किया जाता है।

कार्यालय कार्य का अनुकूलन

डिजिटल प्रौद्योगिकियों के तेज़ी से विकास के बावजूद, दस्तावेज़ प्रबंधन को अनुकूलित करना कई संगठनों को मुश्किल है। पेपर पत्राचार करने और नियमित पंजीकरण लॉग का नेतृत्व करने के पुराने तरीके पर जारी रखें।

यह दो कारकों के कारण है:

• उद्यम के कर्मचारियों के नवाचारों का प्रतिरोध;
• वित्त की कमी।

प्रमुखों को याद किया जाना चाहिए कि काफी निवेश के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन का अनुकूलन एक उल्लेखनीय आर्थिक प्रभाव देता है।